“Gereksiz toplantı zaman ve para kaybı”

Charlotte North Carolina Üniversitesi’nde örgütsel bilim, psikoloji ve işletme profesörü olan Steven Rogelberg tarafından gerçekleştirilen ankette, 20 sektörden 632 çalışandan haftalık takvimlerini incelemeleri ve toplantılarda gerçekte ne kadar zaman harcadıklarını ölçmeleri istendi. Çalışanlar, toplantılarda haftada ortalama 18 saat geçiriyor ve görüşme davetlerinin yüzde 31’ini reddetmeyi tercih ederken yalnızca yüzde 14’üne hayır diyor. Bir toplantının sadece bir kısmına davet edilmek etkinliği artırmaya yardımcı olurken, çalışanlar gereksiz bir toplantının yüzde 70’inde bir yandan başka işlerle ilgilendiklerini söylüyor.

“Kötü toplantı işten kaçırır”

Birçok çalışan toplantı davetlerini toplantıyı düzenleyen kişiyi rahatsız etmemek, diğer çalışanların gözünde dışarıda kalmamak veya gündem maddelerini sonradan takip etmeyi istememek gibi sebeplerden ötürü kabul ediyor.

Rogelberg, daha önceki bir araştırmasında, kötü yönetilen toplantıların çalışan bağlılığına zarar verebileceği ve hatta çalışanların işten ayrılma niyetlerini artırabileceği çıktılarını paylaşmıştı.

Pandemi toplantıları artırdı

Microsoft Corp.’un işyeri yazılımına dayanan veriler; toplantılarda geçirilen sürenin Şubat 2020’den bu yana üç kattan fazla arttığını duyurdu. Karantinalar başladıktan sonra iletişim kalıplarının nasıl değiştiğini inceleyen bir araştırma ekibi, bu çevrimiçi toplantıları “bilişsel olarak daha zorlayıcı, dikkati dağıtmaya daha yatkın ve birçok yönden daha az etkili” olarak nitelendirdi.

Kritik önemi olmayan toplantılara girmek, çalışan başına yıllık yaklaşık 25 bin dolarlık kayıp anlamına geliyor. Bu, 5 binden fazla çalışanı olan herhangi bir kuruluş için yılda 101 milyon dolar demek.